Comment la transformation digitale est devenue un facteur de productivité dans les PME ?

A l’heure où les nouvelles technologies continuent de se démocratiser dans la plupart des secteurs d’activités, les dirigeants et les responsables marketing parlent de plus en plus souvent des enjeux de la transformation digitale. Ainsi, ils décident de mettre en place des logiciels de design graphique, des logiciels de gestion des ressources humaines ou encore des solutions innovantes pour optimiser la gestion des talents. Point sur les principaux avantages de la transformation digitale dans les PME.

La mise en place de logiciels pour faciliter les échanges

Une des principales raisons qui détermine les dirigeants à déployer un logiciel de gestion consiste à faciliter les échanges au sein de leurs structures. Dans un premier temps, ces logiciels permettent à leurs collaborateurs d’avoir accès à tous les dossiers qui les concernent en seulement quelques clics. Ils peuvent ainsi suivre l’évolution d’un dossier en temps réel et visualiser l’ensemble des documents associés.

Lorsqu’ils doivent préparer un contrat, ils peuvent le rédiger au format électronique, en utilisant un modèle pour simplifier la démarche. Chaque contrat, devis ou facture peut ensuite être signé en utilisant une signature électronique sécurisée. Ensuite, les professionnels pourront le partager tous ces documents avec leurs collègues ainsi qu’avec un client ou un autre partenaire. Par conséquent, la transformation digitale permet de faciliter les échanges à l’intérieur ainsi qu’à l’extérieur d’une structure.

La transformation digitale pour gagner du temps dans les activités quotidiennes

La mise en place d’un logiciel de gestion permet aux PME de gagner en productivité. Au lieu de chercher dans les archives physiques, chaque collaborateur a la possibilité de trouver un document ou un compte-rendu d’une réunion en quelques secondes. Pour cela, il suffit de faire une recherche rapide dans le logiciel, en utilisant le nom du client, la date de la dernière transaction ou un autre critère. Cela lui permettra de trouver facilement tous les documents dont il a besoin, de réaliser un suivi et même de le partager avec un collègue.

Pour bénéficier de ces solutions performantes, les dirigeants des PME ont la possibilité de travailler avec une entreprise de transformation digitale telle que Sigma. Ce spécialiste prend son temps de discuter avec son client et à analyser ses besoins, afin de lui proposer une solution à la hauteur de ses attentes.

La transformation digitale s’inscrit dans une démarche écoresponsable

La mise en place d’un logiciel de gestion permet aux PME de se débarrasser de leurs archives-papier et de conserver tous leurs documents au format électronique. Ce qui permet de réduire considérablement leurs besoins d’impression ainsi que les consommations de papier et de cartouches d’encre. Une démarche écoresponsable, qui est bienvenue dans les entreprises qui souhaitent communiquer davantage autour de leur engagement écoresponsable.

La mise en place d’un logiciel de gestion et les enjeux de sécurité

Lorsqu’ils décident de supprimer une archive papier et de la remplacer par une archive électronique, les dirigeants se posent souvent la question de la sécurité des données. Pour répondre à ce besoin, les éditeurs de logiciels proposent un système performant, qui réalise plusieurs sauvegardes sur différents serveurs. Ce qui permet d’éviter une fuite ou une perte de données.

En ce qui concerne les utilisateurs, ces derniers ont un accès sécurisé sur le logiciel. Ainsi, chacun doit se munir de son identifiant et de son mot de passe pour accéder à ses documents et effectuer le suivi. De plus, chaque collaborateur a accès aux dossiers qui le concernent uniquement, afin d’assurer la confidentialité des données.