Comment optimiser votre gestion de processus documentaire ?

Il suffit de taper « gestion de documents » sur n’importe quel moteur de recherche pour avoir une longue liste de solutions ou de prestataires spécialisés dans la gestion de documents.

Cette technique consiste à faire en sorte que toutes les informations de votre entreprise puissent être créées, organisées, stockées et partagées de façon efficace et appropriée. Ceci permet d’optimiser le processus de gestion des documents pour pouvoir les retrouver et les exploiter plus rapidement et facilement.

Alors, comment y procéder ?

Les enjeux

Les logiciels de gestion de documents ont pour objectif d’améliorer le traitement des fichiers électroniques d’une entreprise.

Seulement, on y retrouve encore une grande proportion de données sur papiers (facture, rapports écrits, lettre de rappel de paiement, brochures, etc.)

Pour faire face à cela, les entreprises s’efforcent de mettre en place un environnement de données mixtes.

Ainsi, elles utilisent des systèmes d’imagerie documentaire qui convertit ces documents papier en fichiers électroniques. Une procédure qui demeure fastidieuse et couteuse pour la plupart d’entre elles.

De nos jours, il existe d’autres alternatives : créer une base de données pour votre système de gestion de documents sans avoir besoin d’investir dans un logiciel spécial, ni de perdre du temps en recourant à l’imagerie documentaire.

Comment créer un système de gestion de documents ?

Le déploiement d’un système de gestion de documents efficace n’est pas complexe.

Concrètement, vous pouvez classer vos documents numériques afin de les intégrer dans votre système informatique.

Une fois organisés, vos fichiers peuvent être mis à jour en cas de besoin et archivés. Entre autres, il est par exemple possible de retirer vos vieux documents et de les classer dans un document que vous allez intituler « Old ».

À noter que de nombreuses interfaces offrent actuellement l’option d’archivage automatique des dossiers, à l’instar d’Outlook pour les emails.

Cette pratique permettra à toute votre équipe de retrouver facilement tel ou tel fichier en cas de besoin.

En classant vos dossiers, n’oubliez pas toutefois de les rappeler aux utilisateurs où les avez-vous stocké, que ce soit sur un serveur, sur le Cloud ou sur votre ordinateur.

Qu’en est-il donc de la sécurisation des données

Cette question mérite d’être abordée lorsque vous allez mettre en place un système de stockage de vos documents numériques. Plutôt que de perdre votre temps à crypter vos fichiers, de créer toute une liste de mots de passe ou encore à investir dans de nombreux dispositifs de sécurité physiques (grilles de protection, caméras de sécurité, etc.), vous pouvez tout simplement :

• Verrouiller les classeurs après les heures d’ouverture,
• Sauvegarder régulièrement vos données dans d’autres supports de stockage tel que le Cloud,
• Restreindre l’accès à vos documents à certains utilisateurs,

Ainsi, vos fichiers seront à l’abri des risques de vol, des catastrophes naturelles, et de toute autre menace, tout en étant facilement à portée de main.

Finalement, pour créer et mettre en œuvre votre plan de gestion des documents, n’hésitez pas à vous adresser à un professionnel spécialisé dans le domaine.