Pourquoi opter pour la dématérialisation des documents ?

Les échanges administratifs et commerciaux obligent certaines entreprises de créer divers documents comme les factures. D’habitude, le support utilisé est le papier. Mais grâce à l’évolution de la technologie, il est possible de recourir à la dématérialisation de documents. Ce dossier vous dévoilera tous ce qu’il faut savoir sur ce sujet.

Qu’est-ce que la dématérialisation de documents ?

Il s’agit tout simplement de remplacer du support papier par un fichier informatique. Plus clairement, la dématérialisation de documents consiste à changer les documents papier vers un format numérique modifiable directement, et qui peut aller jusqu’à ne plus utiliser du papier lorsque la substitution est totale. Parfois, on parle également de Gestion électronique de Document ou GED.

Cette dématérialisation permet d’automatiser les processus des entreprises dans des domaines comme la comptabilité, la gestion des achats, les finances ou les ressources humaines. De nombreux types de documents peuvent être dématérialisés comme les factures, les supports commerciaux, une base tarifaire, des courriers, des bulletins de paie ou encore les notes de service. Par ailleurs, différentes solutions de dématérialisation sont au choix en mode Saas ou en ligne. Dans ce cas, l’utilisateur se connecte à un serveur distant, sur lequel il gère un logiciel d’application qui traite, enregistre et classe les documents envoyés.

Les avantages de la dématérialisation de documents

Le premier avantage de la dématérialisation des documents concerne la logistique. En effet, des milliers de documents sur papier que l’on peut trouver dans une salle d’archives peuvent être ainsi contenus dans deux ou trois CD. C’est de ce fait un important gain de place pour les petites entreprises qui souhaitent optimiser leurs locaux. Cela signifie également la diminution considérable de l’utilisation du papier et permet de réduire son impact sur l’environnement.

La dématérialisation offre également un meilleur suivi et une excellente traçabilité des documents pour les personnes qui travaillent à distance. De plus, les logiciels de Gestion électronique des Documents garantissent la sécurité des documents grâce à un système de sauvegarde permettant de diminuer les risques de suppression accidentelle. Enfin, la dématérialisation apporte un véritable avantage économique en termes d’impression et de productivité des salariés. Il est estimé en général qu’une personne passe en moyenne 50 % de son temps à chercher une information parmi tous les documents, et 15 % à lire cette information. Par conséquent, un classement numérique clair donne la possibilité de gagner un maximum de temps de recherche.

Les valeurs juridiques de la dématérialisation de documents

Actuellement, les documents numériques ou électroniques sont bien implantés dans les relations administratives et commerciales. En effet, il est possible de rentrée à tous les documents administratifs et commerciaux leur équivalent électronique à des objectifs de simple archivage ou bien pour la constitution de preuve. De ce fait, les documents électroniques ont un rôle équivalent à ceux des documents papier vis-à-vis de la loi. Toutefois, il est souvent nécessaire et obligatoire de conserver des documents originaux en papier dans le cas où les caractéristiques qui confèrent aux documents électroniques ce rôle équivalent n’existent pas lors de la dématérialisation des documents.