Comment changer de caisse enregistreuse sans perdre de données ?

Les caisses enregistreuses ont depuis toujours été des outils fondamentaux dans l’activité de tous les acteurs du commerce. Peu importe le secteur (restauration, vente au détail, pâtisserie, etc), elles sont toujours prêtes à encaisser vos gains et vous permettent de suivre de près votre évolution. Aujourd’hui modernisées pour correspondre à l’économie particulière du siècle actuel (paiements digitaux, rapidité, flexibilité du processus client), elles apportent au fil du temps des fonctionnalités toujours plus innovantes et surtout très pratiques. Et si pour les besoins liés à votre entreprise, vous pensez changer la vôtre, voici comment le faire sans perte de données.

 Caisses enregistreuses modernes : 90 % de logiciel pour 10 % de matériel

La caisse enregistreuse moderne se présente sous différentes formes :

• un appareil mobile (smartphone, tablette, ordinateur) doté d’un logiciel de caisse associé à des accessoires indépendants (imprimante, tiroir-caisse, scanner de code-bar, TPE, etc) ;
• un appareil le tout-en-un, modulaire ou assemblé (qui ressemble aux caisses traditionnelles) avec un logiciel propriétaire embarqué.

Peu importe votre modèle actuel, l’essentiel des fonctionnalités proposées dépend du logiciel de caisse en présence. Vos données utilisateur (historique des ventes, montants perçus et autres métriques sur votre activité) y sont répertoriées, en local ou sur un serveur distant (quand le logiciel fonctionne en SaaS). Dans les deux cas, effectuer une transition sans perdre ces données reste tout à fait possible.

Comment conserver vos données d’un système de caisse à l’autre ?

Plusieurs options s’offrent à vous, selon le système de caisse que vous utilisez et celui vers lequel vous pensez vous tourner.

Exporter vos données d’activité au format Excel

Si votre caisse enregistreuse actuelle est un logiciel sur un appareil mobile ou offert en SaaS, vous aurez certainement la possibilité d’exporter vos données d’activité. Il vous suffira alors de les télécharger au format souhaité et de les importer par la suite dans le nouveau logiciel de caisse.

 Demander une migration vers votre nouvelle caisse

Il vous suffit dans ce cas de demander à votre prestataire actuel (ou futur) la migration de vos données. Cela simplifie d’ailleurs les éventuels problèmes de compatibilité en matière d’organisation et de conformité de vos données, d’une plateforme à l’autre. Les deux prestataires peuvent ainsi échanger vos données dans le cadre d’une transition. Il se peut cependant que cela ne soit pas possible pour des raisons légales. Dans ce cas, vous serez l’intermédiaire qui récupère vos données depuis votre prestataire et les communique à votre futur fournisseur de systèmes de caisse.

Est-il nécessaire de changer à la fois de matériel et de logiciel ?

Cela va dépendre de votre situation actuelle et de vos besoins. Les logiciels de caisse enregistreuse sur appareils mobiles sont très flexibles et offrent une certaine autonomie dans leur intégration au sein de votre activité. Si vous utilisez déjà un système similaire, vous n’aurez certainement qu’à changer le logiciel de caisse et à installer celui de votre nouveau prestataire.

Vos accessoires fonctionneront normalement (s’ils sont compatibles avec le nouveau logiciel) et vous pourrez en ajouter d’autres selon les fonctionnalités souhaitées. Cependant, dans le cas des modèles tout-en-un avec logiciel embarqué, un remplacement complet du matériel peut se révéler nécessaire en cas de transition. Et ceci, à cause des contraintes de compatibilité matériel-logiciel mise en place par chaque prestataire pour ses produits et les conditions d’utilisation de leurs services.

En fin de compte, il est tout à fait possible de remplacer votre système de caisse actuel par un autre qui convient mieux à votre activité sans perdre vos données. Pensez cependant à effectuer un choix judicieux en la matière (matériel et logiciel) pour conserver vos informations actuelles tout en respectant les besoins liés à la gestion de votre entreprise.