Les points importants à savoir concernant les bons de commandes

Au sein d’une entreprise exerçant des activités commerciales, l’utilisation de bons de commandes est primordiale pour une meilleure organisation du travail entre l’acheteur et le fournisseur. Il permet la confirmation et l’enregistrement d’une vente avec un client. En savoir plus !

Le bon de commandes : qu’est-ce que c’est ?

Un bon de commandes fait partie des documents administratifs qu’une entreprise envoie auprès d’un fournisseur ou d’un vendeur afin de réaliser et d’autoriser un achat. Ce document comprend plusieurs informations indispensables à l’acheteur et au vendeur. D’abord, on doit y voir l’identité de la société et celle de l’acheteur. Ensuite, le numéro de la commande et sa date de création doivent également y être. Mais ce n’est pas tout, il faut que d’autres éléments y soient inclus tels que la description détaillée du produit, le montant total de la commande, les conditions que les deux parties respectent pour la livraison, les modalités de paiement, les principales conditions générales de vente, etc.

Tout ceci permet ainsi de documenter la transaction pour que les deux parties puissent avoir un enregistrement écrit de la transaction, ce qui peut être utilisé lors d’un contrôle fiscal. En outre, il est important de spécifier que ce document n’est pas une obligation par la loi, même s’il permet une meilleure gestion administrative des commandes clients. Les ventes réalisées, quelle que soit sa quantité, est toujours valable quand les deux acteurs se mettent d’accord sur le prix d’achat, la livraison, etc. Néanmoins, il est fortement conseillé de s’en servir dans certains cas pour éviter d’éventuelles contestations pouvant être émises par le fournisseur ou l’acquéreur.

Pourquoi les entreprises l’utilisent ?

Lorsqu’une entreprise démarre, elle renonce à un processus de gestion au profit d’une approche plus informelle. Cependant, à mesure qu’elle se développe et que ses achats deviennent complexes, détaillés et urgents, utiliser des bons de commandes s’avère nécessaire. Pour commencer, c’est un document qui offre une protection juridique. Ainsi, si le fournisseur et l’acheteur ne sont pas d’accord et que ce dernier n’a pas établi un bon de commandes, il est possible qu’il se retrouve dans une situation délicate sur le plan juridique. Grâce à ce document, il est plus facile de contourner cette ambiguïté en l’utilisant comme document juridique officiel. Ensuite, il faut noter que ce document facilite bien évidemment le suivi des commandes.

Il aide à mieux rendre compte de tous les biens et services que l’entreprise à commandés. Mais aussi, il garde un œil sur la manière dont on les paie et suit leur arrivée. À part tout cela, il a aussi l’avantage d’aider à éviter les problèmes d’audit. Autrement dit, si la société est contrôlée fiscalement, ce document sera d’une grande aide. C’est une piste d’audit concluante et un moyen facile de recouper les factures et les bordereaux de marchandises. Par ailleurs, pour se procurer des bons de commandes personnalisés, on peut faire appel à une imprimerie spécialisée comme https://voscarnetsliasses.com dans le domaine. De cette manière, on pourra gérer de manière efficace les commandes, mais aussi améliorer la productivité de l’entreprise.