Facture électronique : 5 éléments à considérer avant de passer au format digital

Depuis sa mise en place, la facture électronique a permis aux entreprises et micro-entreprises d’optimiser leurs processus et de gagner en productivité. Cependant, le processus de dématérialisation exige une très bonne organisation chaque mois. Point sur les éléments à prendre en compte pour réussir ce projet.

1 – Que doit contenir une facture électronique ?

Pour être valide, une facture électronique doit contenir plusieurs éléments obligatoires. Ainsi, elle doit indiquer le montant à payer HT et TTC, la date d’émission et le numéro. Elle comporte également les noms et les coordonnées de chaque partie, soit le prestataire et son client. La facture électronique fournit également des informations détaillées sur les différents services que le fournisseur doit réaliser pour son client. S’il s’agit d’une commande de produits, elle doit indiquer chaque produit avec son tarif individuellement.

Le dernier élément obligatoire à faire figurer sur le document est la signature électronique. Pour être valide, cette signature doit être authentifiée par un Certificat spécifique.

2 – Comment faire en sorte que le dématérialisation se déroule dans les meilleures conditions ?

La mise en place de la facture électronique exige une très bonne organisation en interne. A ce stade, il est important de bien définir votre projet et vos besoins. Consultez également vos collaborateurs, notamment le service comptabilité, le service informatique et le responsable logistique.

Parler de votre projet également avec vos clients, vos prestaires de services et tous vos partenaires d’affaires. Une transition efficace repose une très bonne communication avec tous les acteurs concernés par votre projet de dématérialisation.

3 – Quel format choisir pour la facture électronique ?

Même si le choix de format reste plus ou moins large, il est fortement conseillé de privilégier le format EDI ou le format PDF. Ces deux formats respectent les normes en vigueur et ne pourront pas être modifiés par vos interlocuteurs.

Une fois votre facture électronique prête, vous pouvez l’envoyer à vos clients par mail, ce qui vous permettra de réduire considérablement vos délais de paiement.

4 – Comment trouver un accompagnement pour votre projet de dématérialisation de factures ?

Le succès de votre projet repose également sur le bon choix de l’expert. Il s’agit de la personne qui va vous accompagner dans toutes vos démarches. Chez Syleg, un expert se déplace dans vos locaux pour vous aider à faire un point sur vos besoins et élaborer ensemble votre cahier des charges. Votre futur logiciel de facturation sera conçu en tenant compte des particularités de votre activité et des produits que vous commercialisez.

Une fois la solution prête, cet expert prend en charge son intégration et la formation de vos collaborateurs. Ces derniers pourront bénéficier d’un accompagnement dédié les prochains mois, afin d’optimiser le processus de production de factures électroniques.

Comment bien gérer l’archivage des factures électroniques ?

Selon les lois en vigueur, une facture électronique doit être conservée pendant minimum 10 ans. Si vous avez produit des factures au format papier, ces dernières peuvent être numérisées, à condition de ne pas effectuer des modifications.