Permanence téléphonique : quelles sont les solutions pour sa mise en place ?

Une entreprise n’est rien sans les clients. C’est pourquoi il est crucial de soigner son image et la relation client. La plupart du temps, le contact en BtoC se fait d’une manière physique. Quant au premier échange en BtoB, le contact se fait généralement par téléphone. De ce fait, il est nécessaire de mettre en place un service dédié pour la permanence téléphonique afin de mieux répondre aux appels. Celui-ci s’applique aujourd’hui aux TPE, PME et PMI. Il reste à savoir les différentes solutions à adopter pour sa mise en place.

Identifier en amont les besoins de sa structure

Cette étape doit être mise en place avant de prendre une quelconque décision. Elle relève de plusieurs points essentiels. Pour mieux appréhender les avantages du service en question, il est conseillé de se poser les bonnes questions pour mieux identifier les principaux besoins de sa marque.

Dans la mise en place d’un service de permanence téléphonique, l’entreprise doit se demander si elle aurait besoin d’un service ponctuel ou régulier. Les tâches à réaliser devraient-elles se concentrer sur l’accueil téléphonique uniquement ou d’autres missions comme la prospection, la prise de messages ou de rendez-vous, les relances, la gestion des agendas… Pour ce service, la société doit se demander sur les horaires durant lesquels il sera opérationnel.

De nombreux autres points doivent être analysés avant de s’en occuper en interne ou de contracter avec un prestataire adapté. Par ailleurs, une permanence téléphonique se trouve au centre de la gestion de la relation client. Voilà pourquoi il est crucial de connaître ses besoins avant tout afin de mieux la mettre en place. Cela contribue au bon développement et à la pérennité des activités de l’entreprise.

Se tourner vers un centre d’appels pour la permanence téléphonique

Une permanence téléphonique doit assurer un service de qualité afin de mieux répondre aux besoins des consommateurs. Dans cet angle, il vaut mieux travailler avec des professionnels qualifiés. Collaborer avec un centre d’appels reste donc une solution intéressante à envisager. Cette structure spécialisée en permanence téléphonique est en mesure de soigner l’image de l’entreprise particulièrement en matière d’accueil téléphonique.

La plupart des centres d’appels sont aujourd’hui bien équipés et emploient des équipes de téléopérateurs. Leurs performances, en plus des capacités des agents, reposent sur l’usage d’outils CRM et des avancées technologiques. Sachant qu’il s’agit de leur cœur de métier, ils se consacrent entièrement à la gestion des appels d’entreprise. Ils sont disponibles et se vouent à assurer des prestations de qualités.

Les agents sont bien formés dans le domaine de la communication par téléphone. Ils connaissent les règles qui régissent le métier tout comme les différentes qualités obligatoires à disposer pour répondre au téléphone. Ils savent quoi faire en cas de soucis avec les prospects ou les clients difficiles. Leur capacité leur permet d’assurer une permanence téléphonique de haut niveau, quel que soit le domaine d’activité de l’entreprise cliente. Dans tous les cas, cette solution est surtout avantageuse pour les grandes entreprises qui sont très sollicitées au quotidien.

Confier les tâches à un télésecrétaire indépendant

Comme évoqué précédemment, il existe des centres d’appels qui sont en mesure d’assurer la permanence téléphonique. Mais on trouve également des professionnels qui travaillent en toute indépendance depuis souvent leur domicile à savoir les télésecrétaires indépendants. Opérant seul, ce professionnel peut assurer la gestion des appels téléphoniques des entreprises.

Cependant, sa situation ne lui permet pas d’assurer la permanence téléphonique de plusieurs entreprises en même temps. De ce fait, cette option n’est pas la meilleure solution pour les grands groupes qui reçoivent un grand volume d’appels téléphoniques au quotidien. Un télésecrétaire indépendant ne peut assurer qu’un nombre limité d’appels. D’un autre point de vue, ses services sont très utiles en cas de surcharge de travail durant les pics d’activités ou durant les périodes d’indisponibilité des secrétaires en interne à l’entreprise.

La mise en place d’un service de permanence téléphonique demande alors une certaine analyse et une bonne organisation. Autant étudier toutes les situations avant de choisir la solution adaptée. Chaque option dispose de ses avantages et inconvénients.