Les avantages du travail collaboratif dans le facility management

A titre d’exemple, la maintenance, la gestion des colis, les achats de fournitures, le nettoyage des bâtiments, l’entretien des espaces verts, la gestion des énergies : électricité, chauffage, ventilation, climatisation font partie du Facility Management. Le Facility Management impacte la qualité de l’espace de travail, la facilité et le confort des employés et in fine la performance opérationnelle.

Qu’il soit internalisé ou externalisé, le FM regroupe de nombreux intervenants internes et externes à l’entreprise et nécessite une collaboration entre tous ces intervenants ainsi qu’un suivi de tous les instants.

1 – Le Gain de temps

Le fait de collaborer fait gagner énormément de temps à une entreprise et notamment dans le facility management.

Transmettre les informations et les synchroniser avec les intervenants internes et externes permet de gagner du temps pour les gestionnaires en évitant des relances, des réunions ou des courriers à rédiger.

Le fait de centraliser les informations et les demandes sur des plateformes collaboratives comme Urbest optimise le temps de travail. Les tâches répétitives et redondantes sont facilitées par les outils collaboratifs et les tâches robotiques sont automatisées voire supprimées pour redonner du temps aux équipes de Facility Management.

Les emails, les appels téléphoniques peuvent être remplacés par du suivi de message collaboratif façon whatsapp.

2 – Augmenter la productivité

La productivité consiste à faire plus de choses avec autant de moyens. Implémenter un  mode de fonctionnement collaboratif permet dans la majorité des cas d’augmenter la productivité de vos collaborateurs.

Les échanges sont fluidifiés par l’utilisation d’un outil collaboratif, notamment l’accès à l’information qui prend moins de temps. Des informations pratiques deviennent disponibles depuis un smartphone et font gagner du temps.

Un des avantages d’une application collaborative comme Urbest est son tableau de bord permettant de suivre efficacement et rapidement toutes les tâches en cours.

Un tableau de bord collaboratif vous permet de suivre pour chaques tâches:

• Quel sont les intervenants concernés
• L’état d’avancement de chaques demandes (A assigner, assignée, acceptée, en cours, en attente, finalisée)
• Le descriptif de la demande
• Des documents liée le cas échéant
• La date d’écheance

Ce type de fonctionnement collaboratif permet d’améliorer votre productivité de façon exponentielle et permet d’augmenter les capacités de votre équipe en évitant les problèmes liés à une augmentation de personnel.

3 – Flexibilité et réactivité

La flexibilité et la réactivité vont être accrues par l’utilisation d’un outil collaboratif.

De nombreux imprévus peuvent apparaître durant le déroulement d’une tâche ou lors des diverses demandes à des intervenants externes.L’utilisation d’un outil comme Urbest peut vous permettre d’être beaucoup plus flexible et gérer plus facilement les imprévus grâce à un suivi efficace et collaboratif de toutes les tâches en cours.

La mobilité liée aux applications est également non négligeable car des instants qui étaient auparavant perdus peuvent maintenant être utilisés (temps de trajet dans le métro ou dans un train, en marchant…). Cela évite de devoir marcher et de retourner à son bureau. Autant de secondes qui bout-à-bout font gagner en 30 à 60 minutes par jour.

La flexibilité géographique est également un des points les plus importants dans l’utilisation d’une application collaborative pour votre entreprise.

Dans le cadre d’une entreprise multi-site, les techniciens possédant l’application mobile et étant souvent en déplacement ne seront plus obligés de retourner au siège de votre entreprise afin d’être informés de leur future mission et recevront toutes les informations directement sur leur smartphone.

En conclusion, instaurer une culture collaborative peut vous aider à améliorer les process de votre entreprise et son fonctionnement de façon durable.

Inscrivez-vous ici pour profiter d’un essai gratuit de votre outil collaboratif pour la maintenance et le facility management.