AVANTAGES D’AUTOMATISATION DE L’ADMINISTRATION

L’ensemble des avantages sociaux de votre entreprise pourrait être l’une des principales raisons pour lesquelles les employés choisissent de travailler pour vous. Mais dans les coulisses, l’administration de ces prestations peut être un travail fastidieux et ingrat. L’automatisation de l’administration des prestations offre de nombreux avantages à votre entreprise.

GAGNER DU TEMPS

Imaginez vos employés en train de remplir des formulaires papier pour les documents d’assurance-maladie, d’invalidité de courte durée et de vérification d’emploi. Votre personnel RH doit récupérer les formulaires (et chasser les employés qui ne les ont pas remplis). Ensuite, quelqu’un des RH passe du temps à saisir les informations de ces formulaires dans une sorte de système ou de base de données. Ce processus en plusieurs étapes pourrait être effectué beaucoup plus rapidement avec une plate-forme logicielle permettant à chaque employé de soumettre directement ses propres informations. Et la RH pourrait facilement suivre qui a soumis leurs formulaires et qui ne l’a pas fait. Cela vous permet de gagner en efficacité et de gagner du temps afin que vous puissiez travailler sur des besoins à plus forte valeur ajoutée, tels que trouver et conserver les meilleurs talents, renforcer votre culture et vous permettre de mieux servir vos clients.

S’ADAPTER À NOTRE FAÇON DE TRAVAILLER MAINTENANT

Le passage au travail à distance de l’année dernière a compliqué les tâches de nombreux administrateurs RH. Comment rester au fait des procédures et des changements lorsqu’une main-d’œuvre est dispersée à travers la ville, le pays ou même le monde ? Si vos employés doivent remplir une feuille de papier, puis la remettre à un administrateur des ressources humaines, si les employés travaillent à domicile, ce processus peut devenir lourd et non sécurisé. L’inscription et l’intégration de nouveaux employés peuvent être semées de problèmes lorsqu’elles ne sont pas automatisées.

Les modifications apportées à l’assurance-maladie, aux soins dentaires, à la vision et à l’invalidité de courte durée peuvent causer les mêmes problèmes. Considérez du point de vue de l’employé, par exemple, le stress d’ajouter un nouveau bébé à un régime d’assurance-maladie. Si l’employé ne sait pas comment transmettre ces informations mises à jour à l’employeur en toute sécurité, il peut être gênant d’essayer de comprendre comment le faire lorsque tout le monde travaille à domicile.

Les mêmes problèmes se posent pour les lieux de travail où les employés ont des horaires flexibles ou travaillent en équipe 24 heures sur 24. L’automatisation vous permet de créer un « bureau central » pour la RH qui est ouvert 24h/24 et 7j/7 et rationalise les opérations.

ÉVITER LES ERREURS

Avouons-le : alors que le contact humain est essentiel dans de nombreuses fonctions RH, les gens font parfois des erreurs. Plus les gens interagissent avec un système, plus le risque d’inexactitudes est grand. Quel est l’enjeu si vous avez des erreurs ? Des amendes ? Des pénalités ? Besoin de retouches ? L’automatisation de l’administration des prestations aide votre service RH à travailler aussi précisément que possible.

Les erreurs les plus courantes des processus sur papier sont que les employés ne comprennent pas quels champs sont obligatoires ou requis. La conséquence est de retravailler et de passer par des processus plusieurs fois. Avec l’automatisation, les informations des employés sont déjà dans le système ; l’employé sélectionne les plans et toutes les sélections sont automatiquement transférées au transporteur, éliminant ainsi les erreurs humaines.

RENFORCER LA SÉCURITÉ

Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit se préoccuper de la cybersécurité. La RH est un domaine particulièrement préoccupant, étant donné l’abondance d’informations personnelles identifiables (PII) dont traite le ministère. Les systèmes automatisés peuvent aider à garder ces données sous contrôle plus strict. Par exemple, un système peut masquer les numéros de sécurité sociale des employés au lieu de leur permettre de s’asseoir dans des dossiers papier dans votre bureau. L’envoi de PII par courrier électronique non crypté est également dangereux. L’administration sur papier laisse les informations de vos employés et de votre entreprise exposée. De meilleures alternatives consistent à envoyer des données via EDI ou SFTP, un environnement sécurisé et des navigateurs sécurisés.

Une autre mesure de sécurité est obtenue lorsque les systèmes automatisés enregistrent les données dans le cloud. La sauvegarde des données hors de vos locaux signifie qu’elles resteront en sécurité même en cas de catastrophe naturelle affectant votre bureau ou de pannes informatiques locales. Pour plus d’informations, consultez notre site web Logiciel SIRH ressources humaines .