Agences d’architecture : quels sont les enjeux de la gestion du temps ?

La créativité fait partie des clés de la réussite pour un architecte, mais cet élément pose difficulté lorsqu’on parle de gestion du temps. En effet, il est très difficile d’estimer la durée d’un projet et le temps alloué à chaque étape, car un changement peut intervenir à tout moment et rallonger les délais. Cependant, avec une très bonne synchronisation des équipes et un agenda partagé, il est possible d’atteindre des belles performances.

Apprendre à gérer les imprévus et les écarts

Dans l’univers de l’architecture, chaque projet a ses particularités, ce qui explique pourquoi il est aussi difficile d’estimer le temps accordé à chaque étape. Cependant, les experts recommandent de faire toujours des estimations et de mesurer le temps passé à chaque étape. Cela permettra de faire un bilan à la fin du projet et de calculer l’écart entre la durée estimée et la durée réelle de chaque étape.

Observer les écarts de temps selon les projets permet de faire au fur et à mesure des estimations de plus en plus proches de la réalité. Ces observations permettront d’optimiser la gestion du temps au fur et à mesure, ainsi que de d’atteindre le seuil de rentabilité pour les futurs projets.

Mettre en place un agenda partagé en ligne

En raison d’un permis qui manque, d’un client qui oublie de valider une étape importante ou d’une démarche qui met du temps, les retards s’accumulent systématiquement dans les agendas des architectes. Pour optimiser la gestion des imprévus et s’adapter plus facilement aux changements, les architectes sont de plus en plus nombreux à mettre en place unagenda partagé. Un outil qui permet d’optimiser la gestion des projets et la coordination des personnes qui interviennent sur différentes projets.

Avec un agenda partagé en ligne, les architectes peuvent avoir une vue globale sur toutes les étapes d’un projet. En fonction des changement qui risquent de survenir à différents moments, ils peuvent rajouter une démarches ou un nouvel intervenant, tout en tenant compte du niveau de priorité de chaque projet. Ceci dit, l’agenda partagé offre une vue globale sur l’avancement de tous les projets d’une agence d’architecture et d’allouer des ressources supplémentaires pour la réalisation des projets prioritaires.

Grâce à l’agenda partagé, il n’y a plus besoin d’appeler un collègue lorsqu’une réunion est annulée. Chaque utilisateur est notifié automatiquement lorsqu’il y a un changement ou une mise à jour dans un projet qu’il gère. De même, lorsqu’on veut planifier un nouveau rendez-vous avec plusieurs associés, il n’y a plus besoin de les appeler un par un, car leurs disponibilités sont visibles directement dans l’agenda.

Bien gérer les documents relatifs à chaque projet

Dans l’univers de l’architecture, chaque projet implique la création et la mise à jour de plusieurs documents, tels que le cahier des charges, les comptes-rendus des réunions hebdomadaires ou les livrables. Pour s’assurer de bon avancement de chaque projet, il est important de stocker tous ces documents sur un logiciel en ligne, afin que toutes les personnes concernées y accèdent sans difficulté. De plus, comme chaque document peut être mis à jour à différentes étapes, il est important de mettre à jour la dernière version, ce qui simplifie considérablement le travail dans l’agence.